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在矩阵式管理模式中,如何明确职能部门人员的分工

发布作者:广州食协     发布时间:2019-11-12     阅读次数:382     【 字体:
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矩阵式管理是常见的组织结构形式,在这种模式之下,各业务部门相关事项的管理权限,除了归于本部门直线领导,还需要有关职能部门专业人员的参与。典型的例子,如员工的晋级,需要人力资源部门考评,预算的审批,需要财务部门核准,工程项目的推进,需要建立部门统一派驻监理人员等等。职能部门的专业人员本身是归属其所在的职能部门管理的,但是其工作职责,则会分散到各业务部门,如果组织规模较大,则职能部门人员在各业务部门之间也要有“专责”分工。

举个例子,对于一家大型企业,各地办事处的费用报销统一由集团财务部出纳人员办理,由于工作量大,财务部的几个出纳各自负责不同的办事处,比如,小甲负责上海办事处、小乙负责广州办事处、小丙负责集团各部门,等等。也就是说,尽管甲、乙、丙三人都承担“出纳”这个职责,但是他们各自有其分工负责的范围,这个概念,在Excel服务器中用“任职部门”来表达。

 

在Excel服务器中,每个用户,有其本人所属的部门,如上述小甲和小乙的部门都是财务部,同时,每个用户会承担若干角色,针对他们承担的每个角色,都可以指定此人在该角色上的“任职部门”。例如,小甲承担了两个角色,一个是会计,这个角色的任职部门没有限制,另一个角色是出纳,其任职范围是“上海办事处”,也就是说,小甲负责上海办事处需要由出纳来处理的业务,但是其它部门的有关业务不由小甲负责。

那么,指定用户所承担角色的任职部门,有什么用呢?它可以用来控制对模板的操作权限。

我们来用一个具体的例子说明一下,假设有这样一个报销单模板,带工作流程:

我们希望达到的效果是这样的:

所有的报销单,在最后一步,都要送到财务部出纳那里报销,但是各出纳有自己的职责范围,小甲负责上海办事处,所以所有上海办事处员工提交的报销单都给小甲,小乙负责广州办事处,所有广州办事处员工提交的报销单都给小乙。另一方面,小甲不负责广州办事处,所以小甲看不到广州办员工的报销单,同样,小乙也看不到上海办的报销单。

为了达到这个效果,我们首先对工作流的“报销”步骤进行权限设置:我们要指定此步的执行权限是角色“出纳”,同时,指定其部门范围是“与发起人同部门”。这里的“部门范围”指的就是角色的“任职部门”,所以,这个设定的含义是:这张报销单,会交给在填单人所在部门任职的那个出纳去办理报销。

 

其次,为了让出纳在我的工作台中只看到自己任职范围内的报销单,我们还需要设置模板的查阅权限,如下,我们设置出纳这个角色可以查阅报销单,然后在“高级查阅权限”中进一步指定,出纳角色所能查看的,是其本人任职部门的用户所填报的,而不是全部的报销单。最终达到的效果就是,小甲作为负责上海办事处的出纳,在我的工作台中能看到所有上海办事处的员工填报的报销单,而其它部门的员工所填的报销单,他是看不到的。

设置好之后,我们尝试让一个上海办事处的员工填一份报销单,然后看进度,会发现此报销单在负责上海办事处的出纳小甲的待办事宜中,小乙虽然也是出纳,但是他的任职部门不包括上海办事处,所以小乙不会接到这份报销单。


到这里,我们已经看到了“任职部门”的作用,它是一个和角色相关的概念,每个用户的所在部门只有一个,但是针对用户所担任的每个角色,都可以指定相应的任职部门,任职部门和用户本人所在的部门是两个不同的概念;如果不做特别指定,用户承担角色的任职部门默认就是用户本人所在的部门。恰当地设置角色的任职部门,能够对模板及工作流任务的操作权限进行更精确细致的控制,对于在复杂的组织机构中实现跨职能部门的协同工作提供有利的帮助。

 

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